Нужна ли онлайн-касса предпринимателям?

В период между 2017–2019 годами был осуществлён переход на применение кассовых аппаратов современного образца (онлайн-кассы). Последняя редакция закона о контрольно-кассовой техники (ККТ) N 54-ФЗ от 22.05.2003 года предусматривает для большинства компаний и ИП обязательное применение онлайн-касс при осуществлении расчётов с покупателями (заказчиками).

В законе N 54-ФЗ предусмотрены разные режимы применения ККТ в зависимости от вида деятельности, территории осуществления коммерческой деятельности, применяемой системы налогообложения и других условий.

В статье разбираемся, кому нужна онлайн-касса, а кому нет.

1. Зачем онлайн-касса?
2. Кто может работать без неё?
3. Кому можно применять удалённую кассу?
4. Онлайн-касса в сфере услуг.
5. В сфере торговли.
6. Штрафы за нарушение требований применения кассы.

В современном мире электронная коммерция стремительно развивается, и всё больше предпринимателей переходят к онлайн-продажам. Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) обязательно для большинства компаний и ИП. Но по-прежнему остаются законные основания для работы без кассы.

В последней редакции Закона «О ККТ…» от 22.05.2003 года N 54-ФЗ  появились новые требования к кассовым аппаратам, изменился обязательный перечень документов.

Зачем онлайн-касса?

Кассовый аппарат нового образца стала обязательна для бизнеса в 2017 году. При расчётах с покупателем кассир обязан выдать чек, который служит подтверждением сделки.

Потенциально новым в онлайн-кассе современного образца – фискальный накопитель, который выполняет все важные задачи.

• Долго хранит информацию о расчётах без возможности её скорректировать,
• Автоматически шифрует чек и отправляет его в налоговую через ОФД – оператора фискальных данных,
• Принимает от ОФД подтверждение о принятии кассового чека.

Важно! ИП или компания заключают договор с оператором фискальных данных (ОФД).

Кому можно работать без кассы?

Если бизнес есть в одном из двух списков, касса не требуется. Клиентам-физлицам по их просьбе выдаются товарные чеки или квитанции об оплате, заполненные в свободной форме.

Компании и ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН или ПСН, работая с физлицами, могут не пользоваться терминалом с учётом специфики своей деятельности.

1. Продают товар с лотков или в вагонах поездов.
2. Сдают квартиру или гараж.
3. Ремонтируют обувь и делают ключи.
4. Владеют торговыми автоматами, которые работают без подключения к электросети и принимают монеты – по продаже конфет, мячиков, бахил.
5. Продают товары на ярмарках и рынках несъедобную продукцию, которой нет в этом списке. Продажа осуществляется без оборудования для хранения и заморозки продуктов и не в магазинах, палатках или киосках.
6. Торгуют печатными газетами или журналами и другими вещами в киосках. Их доля должна превышать 50%, прочие товары должны входить в список, утвержденный в регионе.
7. Ухаживают или присматривают за детьми, пожилыми людьми, инвалидами или больными.
8. Организуют питание в школьных столовых.
9. Принимают стеклопосуду и утильсырьё.
10. Занимаются художественным промыслом.
11. Ведут другой бизнес, который входит в перечень ст. 2 54-ФЗ.

В пункте 2 статьи 346.43 НК РФ  предусмотрено 80 видов предпринимательской деятельности на патенте с возможностью работать без ККТ. Среди них:

1. Сбор, обработка и утилизация отходов, а также обработка вторичного сырья.
2. Услуги фотографа, дизайнера, разработчика.
3. Ремонт помещений и зданий.
4. Сварка и монтаж конструкций.
5. Установка окон, витрин, конструкций из стекла.
6. Ремонт мебели.
7. Пошив одежды.
8. Клининг.
9. Гиды и экскурсоводы.

Во всех остальных случаях ИП на ПСН обязаны применять онлайн-кассы. Если этого не сделать, можно получить штраф.

• Для ИП – от ¼ до ½ от суммы расчётов, которые не прошли по кассе, но не менее 10 000 рублей.
• Для юрлиц – от ¾ до полного размера суммы расчётов, которые не прошли по кассе, но не менее 30 000 рублей.

В случае оплаты от юридических лиц или ИП, касса не понадобится при условии, что платежи переводятся по реквизитам расчётного счёта.

Ещё освобождены от касс самозанятые физлица или ИП без сотрудников с системой налогообложения «Налог на профессиональный доход» – они выдают чеки через приложение «Мой налог».

Последний способ избежать покупки кассы – работа в труднодоступной местности. Каждый региона сам составляет список территорий с плохим интернетом, где невозможно организовать стабильную передачу данных с кассы в ФНС.

После реформы некоторые документы поменяли свою форму. С применением основного кассового документа стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ) :

• возврат денег покупателю;
• выдача средств клиенту;
• получение средств от клиента безналичным способом (эквайринг).

Как предпринимателю и бизнесмену избежать использования кассовой техники?

Есть два варианта.

1. Заключить договор со службой курьерской доставки. Покупатель получит чек с мобильного терминала, где будут указаны реквизиты продавца.
2. Продавать через партнёрский сайт. ИП регистрируется на маркетплейсе (электронной торговой площадке) и продаёт с использованием онлайн-касс оператора.

Кому можно применять удалённую кассу?

Согласно Закону N 54-ФЗ  некоторые предприниматели могут использовать облачные кассы. Её тоже нужно зарегистрировать в налоговой и заключить договор с ОФД. Для этого подаётся онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.gov.ru.

Удалённая касса позволяет обслуживать сразу несколько мест расчётов. При этом она может находиться в ЦОД (центре обработки данных) облачного сервиса. Аппарат арендуется.

Кассир формирует чек в личном кабинете на компьютере или смартфоне. Затем отправляет его покупателю по почте или через QR-код.

Такая касса крайне редко выходит из строя, но если такое случится, то дежурные инженеры восстановят их работоспособность за 20 минут.

Такую кассу можно применять в следующих случаях.

• Оплата на сайте или в приложении. В пункте выдачи нужен терминал.
• Курьеры, услуги с выездом, на дому.
• Водители такси или кондукторы в общественном транспорте.
• Приём платежей через автомат, например, на автозаправках.
• Разносная или развозная торговля – например, доставка пиццы.
• Управляющая компания или ресурсоснабжающая организация принимает платежи онлайн. В офисе нужна стационарная онлайн-касса.

Принцип работы прост.

• Кассир сканирует штрихкод товара, и информация попадает в кассовую программу.
• Покупатель предоставляет денежные средства за покупку (наличные или карту).
• Кассовая программа передаёт данные в фискальный регистратор, он формирует и печатает чек, а также электронную версию чека отправляет в ОФД.
• Покупатель получает бумажный или электронный чек.

Касса для работы в сфере услуг

Контрольно-кассовую технику выбирают с учётом потока клиентов, нагрузки на торговую точку, места торговли. Чаще всего предпочитают смарт-терминалы или кассы на фискальном регистраторе, подключённые к ПК и входящие в состав полноценной POS-системы.

От вида онлайн-кассы зависят правила обслуживания и специфика использования. Кассовое оборудование делится на категории.

При выборе онлайн-кассы нужно проверить включена ли она в реестр на сайте ФНС, совместима ли с накопителем, есть ли у неё специальное предназначение: только для расчётов в интернете, только для автоматических устройств, только для формирования БСО.

Компаниям с небольшим количеством посетителей подойдёт смарт-терминал – касса, встроенная в планшет. Некоторые программные обеспечения позволяют пользователю вести статистику сделок, создавать акции, отправлять клиентам выгодные персональные предложения.

При покупке кассового аппарата необходимо обратить внимание на то, чтобы выбранная модель была внесена в реестр ККТ на сайте Федеральной налоговой службы.

Сейчас разрешены к применению новые модели ФН на 15 и 36 месяцев. Его нужно подбирать в зависимости от режима налогообложения и сферы деятельности. В противном случае нарушается порядок применения терминала, что влечёт наложение штрафа до 10 000 рублей, согласно пункту 4 статьи 14.5 КоАП РФ от 30.12.2001 года. По истечению срока покупается новый ФН и перерегистрируется онлайн-касса.

Касса для работы в сфере торговли

Если в торговой точке есть оборудование для долгосрочного хранения товара (холодильное и иное), то нужно применять онлайн-кассу. Если же это лоток на базаре, то нет.

В оптовой и крупнооптовой торговле имеет значение, кому отпускается товар. Если физлицу, то онлайн-касса нужна. Если это ИП и юридическое лицо, для расчётов используются банковские переводы на реквизиты расчётного счёта, то кассовый аппарат не требуется.

Все предприятия, продающие товары собственного производства, обязаны применять онлайн-кассы при расчётах с физлицами.

Штрафы

За нарушение требований к работе с онлайн-кассой, согласно статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, предприниматель может получить штраф.

Есть вариант – добровольно сообщить в ФНС о допущенной ошибки до того, как налоговая её обнаружит. Так разрешено поступать тем продавцам, которые:

• не выдали клиенту чек или БСО;
• сформировали чек с ошибкой;
• один раз не использовали кассу при оказании услуги или продаже товара;
• применили незарегистрированную ККТ или кассу, которая не соответствует другим требованиям закона.