Кейс №5 раскроет основные моменты ведения бухгалтерского учета для проектной компании в Смоленске.
Дано: клиент проектно-экологическая компания ООО «Техоборонэксперт», применяющее упрощенную систему налогообложения. Клиент работает с тендерами и гос.закупками, поэтому ему важно, чтобы финансовые показатели бухгалтерской отчетности его фирмы проходили по показателям финансовой устойчивости.
Клиент осуществляет только безналичные расчеты с контрагентами (юридические лица и ИП) Смоленской области, Республики Крым, Краснодарского края и других регионов.
Проблемы клиента до аутсорсинга и их решение
Клиент обратился к нам уже будучи полноценной компанией с обособленным подразделением, штатом сотрудников (15 человек) и базой контрагентов (около 500 организаций).
Проблема №1: учет велся в старой версии 1С Бухгалтерия версия 7.7.
Решение: Наша компания предоставила доступ в облачную 1С руководителю, заместителю, двум менеджерам, которые выставляют счета и акты выполненных работ непосредственно из 1С.
Проблема №2: не велся кадровый учет в полном объеме.
Решение: была проведена бесплатная проверка внутренних кадровых документов. Например, штатное расписание меняется при изменении оклада работников, должностные инструкции меняются параллельно с вносимыми поправками в нормативные документы сферы деятельности компании.
В 1С проверены личные карточки сотрудников, подписи в зарплатных ведомостях, остатки отпускных дней, больничные подаются электронно.
Проблема №3: распределение поступающих денежных средств по договорам в разрезе по клиентам
Решение: Клиенту важно каждое поступление разносить по соответствующим договорам в разрезе контрагента. Была сформирована наглядная пошаговая инструкция для менеджеров и настроена первоначальное создание договора при выписывании счета.
Практические вопросы ведения бухгалтерии в проектной компании
Настройка учетной политики в 1С
Клиент применяет систему налогообложения УСН доходы минус расходы. На наш взгляд и расчет этот режим налогообложения является наиболее оптимальным. Ставка налога 5%.
Расходы признаются после их оплаты. Программа 1С считает расходы в соответствии с требованием законодательства, но нужно сделать настройки.
В разделе Главное кликаем на Учетная политика.
В открывшемся окне настроек нажимаем Настройка налогов и отчетов:
Важно проверить вкладку Система налогообложения, а именно чтобы стоял переключатель Упрощенная (доходы минус расходы).
Для настройки порядка признания расходов необходимо зайти во вкладку УСН и проверить настройки 1С.
Ведение учета с контрагентами в разрезе договоров
Клиенту важно вести учет детально, т.к. работа осуществляется с большим количеством контрагентов. При этом зачастую каждая услуга оформляется отдельным договором. Клиент отслеживает оплату, выполнение работ в 1С.
В 1С был налажен процесс оплаты и составление актов выполненных работ в разрезе договоров. В разделе Главное-Функциональность на вкладке расчеты установлен флажок “Учет по договорам”.
Для правильного и реального отслеживания задолженности контрагента:
- менеджер клиента обязательно вносит договор в счет
- бухгалтер разносит оплату также по договору
- менеджер указывает нужный договор в акте выполненных работ
Расходы по бизнес-карте
Бизнес-картами удобно оплачивать товары, услуги поставщиков, командировочные, покупку оргтехники, канцелярские товары, а также представительские расходы.
Чтобы отчитаться по расходам бизнес-карты необходимо собирать подтверждающие документы, например, чеки.
Существует несколько видов расходов по бизнес-картам в налоговом учете:
- представительские
- командировочные
1. Представительские расходы в соответствии со статьей 264 НК РФ:
- расходы на проведение официального приема (завтра, обеда, иного мероприятия с участием приглашенных лиц и сотрудников компании)
- расходы на сопровождение приглашенных к месту проведения мероприятия и обратно
- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров
- оплату услуг переводчиков
Для списания данных расходов можно оформить приказ, составить смету и отчет о проведенном мероприятии.
На представительские расходы можно потратить не более 4% ФОТ за отчетный период.
2. Командировочные расходы:
- суточные (700 руб. в России)
- расходы на проезд
- расходы на проживание
- иные расходы: страховка, аренда автомобиля, аренда бизнес-зала и прочие
У рассматриваемого клиента расчеты по бизнес-карте отражаются на следующих счетах:
- 51 расчетный счет
- 71 расчеты с подотчетными лицами