Сдача квартальной отчетности: как подготовиться

Как подготовиться к сдаче квартальной отчетности: советы для предпринимателей

Сдача квартальной отчетности — это не просто формальность. Ее точность и своевременность сдачи напрямую влияют на стабильность бизнеса: расчет налогов, доступ к расчетному счету и сохранение льгот. Ошибки в расчетах, пропущенные сроки, неполный пакет документов — все это оборачивается штрафами, доначислениями и запросами от контролирующих органов.

22 апреля 2025

Время прочтения: 4 мин

Просмотры: 66

Романенков Александр
Директор компании

Осипова Юлия
Бухгалтер

Поделиться:

Как подготовиться к сдаче квартальной отчетности: советы для предпринимателей

Чтобы пройти квартальную отчетность спокойно и без последствий, важно:

определить, кто отвечает за подготовку: бухгалтер внутри компании, аутсорсер или онлайн-сервис,
выстроить процессы: учет, документы, касса, оформление сотрудников,
собрать и сверить все исходные данные, на основе которых формируются формы,
и только после этого — корректно заполнить и сдать обязательную отчетность.

На первый взгляд, отчетность — просто обязанность. На деле — важный элемент финансовой стабильности. Своевременная и корректная она помогает:

избежать штрафов и пеней,
сохранить доступ к расчетным счетам (без блокировок по 115-ФЗ),
обеспечить прозрачность перед банками, инвесторами, государственными заказчиками,
подтвердить право на налоговые льготы (например, для IT-компаний),
минимизировать ошибки в зарплатных и налоговых начислениях.

И все это — только при условии, что сданы все обязательные формы. А какие именно — зависит от режима налогообложения и структуры команды.

Формы отчетности по разным налоговым режимам

Режим	Отчетность	Сроки	Куда сдается
УСН без сотрудников	Декларация по УСН (1 раз в год), фиксированные взносы	Декларация — до 25 апреля 2025 (за 2024)	ФНС
УСН с сотрудниками	6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1	Ежеквартально: до 25-го числа следующего месяца	ФНС, через ЭДО
ОСНО	НДС, 6-НДФЛ, РСВ, бухотчетность, декларация по налогу на прибыль, ЕФС-1	НДС — до 25-го, РСВ — до 30-го, бухотчетность — до 31 марта	ФНС
ПСН	Нет налоговой отчетности, но есть формы по сотрудникам (если есть)	ЕФС-1 — до 15-го, РСВ — до 25-го	ФНС
НПД (самозанятые)	Не сдают отчетность, уплата налога — через «Мой налог»	—	—

ВАЖНО:

В соответствии со ст. 23 НК РФ даже при нулевой деятельности и отсутствии сотрудников необходимо сдавать соответствующие нулевые отчеты — в зависимости от режима.

Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 6 декабря 2018 № 507п, если директор — единственный учредитель и не заключал трудовой договор, он не считается застрахованным лицом. Но если трудовой договор есть (даже при нулевой зарплате), сдача ЕФС-1 обязательна.

Что проверить перед формированием квартальной отчетности

Прежде чем формировать и сдавать отчетность, важно убедиться, что у вас есть все необходимое для расчетов и подтверждения данных. Один пропущенный документ — и отчет может вернуться с ошибкой, а налоговая — задать неудобный вопрос. Важно сверить данные, подтвердить расчеты и корректно заполнить обязательные налоговые и кадровые формы (налоговую отчетность (6-НДФЛ, РСВ, декларации по УСН или ОСНО) и отчеты по сотрудникам (ЕФС-1).Ошибка даже в одном из этих документов может повлечь пени или приостановку операций.

Перед подготовкой отчетности соберите и проверьте:

Банковские выписки за отчетный квартал — по всем расчетным счетам
Акты, счета-фактуры, накладные, договоры — подтверждают доходы и расходы
Отчеты по кассе/ККТ — Z-отчеты, КМ-6
Кадровые документы — приказы, табели, трудовые договоры
Реестры доходов и расходов — особенно важны для УСН 15%
Данные по основным средствам — для расчета амортизации
Начисления налогов и страховых взносов — сверьте с платежками
Электронную подпись (ЭЦП) — проверьте срок действия

Чтобы ничего не упустить, полезно пройтись по пошаговому чек-листу — он поможет оценить, на каком этапе вы находитесь и что еще требует внимания.

Чек-лист подготовки к квартальной отчетности

За 3 недели:

Закройте первичку, проведите сверки с контрагентами
Проверьте расчеты по налогам и зарплате
Запланируйте уплату авансов

За 1 неделю:

Проверьте корректность всех реквизитов
Обновите ЭЦП (если нужно)
Сформируйте формы отчетности

За 2–3 дня:

Отправьте отчетность через оператора ЭД
Получите подтверждение приема
Убедитесь, что не было отказа по формат-контролю

Ошибки и последствия: что нарушается и как это происходит на практике

Даже одна неточность в отчетности может обернуться не просто штрафом, а блокировкой счета или доначислением налогов.

Формальные нарушения и их последствия (по НК РФ, ФЗ и письмам ФНС)

Ошибка / Нарушение	Правовая основа / Последствие
❌ Несдача отчетности в срок	Ст. 119 НК РФ — штраф 5% от налога за каждый месяц просрочки (не менее 1000 ₽)
❌ Просрочка уплаты НДФЛ	Ст. 123 и 75 НК РФ — штраф 20% от суммы + пени
❌ Ошибочный КБК или ОКТМО	Платеж не зачисляется → неуплата налога → ст. 122 НК РФ, штраф 20% при недоимке
❌ Пропущен отчет по директору	Обязанность сдачи ЕФС-1 при наличии трудового договора (ПП ПФР № 507п)
❌ Неучтенные доходы (эквайринг, онлайн-сервисы)	Занижение налоговой базы → ст. 122 НК РФ, штраф до 40% + пени
❌ Отчет без подтверждения приема	Приказ ФНС № ММВ-7-6/36@ — считается несданной, даже если отправлена
❌ Нарушения по страховым формам (ЕФС-1)	Штраф 500 ₽ за каждое отраженное лицо (ст. 17 Закона №27-ФЗ)
❌ Ошибки при отчетности по грантам / госконтрактам	Риск нарушить условия соглашения, что может привести к возврату средств, претензиям проверяющих

Почему ошибки возникают: типовые рабочие ситуации

Ситуация	Последствия
Сдача отчетности в последний день	Нет времени на проверку, а значит, высок риск технических ошибок, возврата документов, срыва сроков
Ошибка в расчетах вручную	Ошибка в суммах → занижение налоговой базы, необходимость уточненной декларации, штраф
Отправка платежки без двойной проверки	Ошибочный КБК и ли ОКТМО, что приводит к «зависшим» суммам, незасчитыванию платежа, возникновению недоимки и пени
Подача отчета без первички	При проверке ФНС запрашивает документы, и в таком случае высока вероятность запроса пояснений и признания сведений недостоверными
Неучтенные онлайн-доходы	Несовпадение с выписками по расчетным счетам, а это занижение доходов, что грозит штрафом за недостоверные данные
Не проверили подтверждение от ФНС	Отчетность считается несданной, штраф по ст. 119 НК РФ
Не отправили ЕФС-1 на директора	Нарушение персонифицированной отчетности при наличии трудового договора – это штраф 500 ₽ (ст. 17 Закона № 27-ФЗ)
Несвоевременная уплата НДФЛ после зарплаты	Пени с первого дня просрочки и риск блокировки операций (п. 6 ст. 76 НК РФ)

Есть вопросы
по проведению
учета?

получить консультацию

Квартальная отчетность без деятельности: сдавать в любом случае

Даже при отсутствии операций в течение квартала, отчетность сдается в обычном порядке — просто с нулевыми показателями. Это касается:

расчета по страховым взносам (РСВ)
декларации по налогу на прибыль
отчета ЕФС-1
декларации по НДС (для ОСНО)

Отсутствие деятельности — не основание для освобождения от сдачи, если компания зарегистрирована и не находится в стадии ликвидации.
За несдачу даже “нулевого” отчета предусмотрены штрафы (ст. 119, 126 НК РФ) и возможная блокировка счета по 115-ФЗ.

Что выбрать: автоматизация, аутсорс или внутренний бухгалтер?

Чтобы отчетность действительно работала на бизнес, а не превращалась в источник стресса, важно понять: кто отвечает за ее подготовку и насколько надежна эта модель. Вариантов несколько — и у каждого свой уровень контроля, затрат и гибкости.

Еще больше информации в нашем телеграм-канале

Критерий	Онлайн-сервисы (Эльба, Мое дело, Бухсофт)	Аутсорсинг	Внутренний бухгалтер
Формат	Автоматизированные облачные платформы	Ведение учета внешним бухгалтером	Штатный сотрудник внутри компании
Подходит для	ИП без сотрудников, УСН 6%	ИП с сотрудниками, IT-компании, а также ООО на ОСНО с НДС, ВЭД, импортом и экспортом	ООО на ОСНО, с НДС, внешнеэкономической деятельностью (ВЭД), экспортом, импортом, грантами
Преимущества	Быстро, просто, недорого, минимум ручной работы	Профессиональный контроль, консультации	Полный доступ к учету, интеграция в процессы
Ограничения	Не подходит при НДС, ОСНО, экспортных операциях	Зависимость от сроков ответов на текущие запросы	Постоянные расходы на персонал и ПО Зависимость от кадров (болезни, увольнения и т.д.)

Отчетность — это не только отчитаться, но и спланировать

Каждый квартальный отчет — это не просто факт сдачи, а точка контроля для планирования:

какова реальная налоговая нагрузка?
когда ждать следующую крупную уплату?
какие суммы уже заложены в бюджете и какие надо пересчитать?

Отчетность дает базу для:

расчета будущих налогов и авансов
планирования движения денежных средств на счетах, чтобы понимать, хватит ли средств на налоги, зарплаты и т.п.
контроля за долговыми и инвестиционными обязательствами
подтверждения финансовой модели перед банками и инвесторами

Работайте с отчетностью как с инструментом. Она помогает не только соответствовать требованиям ФНС, но и держать бизнес под контролем.