С 01.09.2026 часть перевозочных бумаг больше нельзя оформлять только на бумаге. ЭТрН, заказ-заявка и ряд других форм становятся обязательными для всех участников грузоперевозок автомобильным транспортом на коммерческой основе. Если фирма еще работает по старой схеме — бумажная накладная в трех экземплярах, подписи и печати вручную, — самое время разобраться, что меняется и как перейти на электронные перевозочные документы без остановки логистики.
Разберем: что такое ЭПД и ЭТРН, кого коснется переход, какая нормативная база его регулирует, как подключиться к системе через аккредитованного оператора и сервис 1С-ЭПД, сколько это стоит и что будет с бумагой, оформленной до указанной даты.
Романенков Александр
Директор компании
Поделиться:
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Короткий ответ: с этой даты транспортная накладная, заказ-заявка и экспедиторские бумаги обязательны исключительно в электронном виде для большинства участников перевозки. Бумажный формат сохраняется только для прямо указанных исключений.
Суть в том, что документооборот при перевозке переводится в единую государственную информационную систему — ГИС ЭПД. Раньше отправитель, перевозчик и получатель обменивались бумагами напрямую. Теперь ЭТрН, ЭЗЗ и экспедиторские бумаги формируются как ЭПД, подписываются усиленной квалифицированной подписью и передаются через аккредитованного оператора в единую систему.
Для бизнеса это значит: нужно заранее выбрать оператора, настроить учетную систему, обучить сотрудников и протестировать оформление ЭТрН — до того, как переход станет обязательным, а не после.
Зачем нужен переход на ЭТРН
Цель реформы — сделать перевозку груза прозрачной и управляемой для всех сторон: от отправителя до контролирующих органов. Раньше сведения о рейсе фиксировались разрозненно: у перевозчика — своя копия, у отправителя — своя, у налоговой — данные из отчетности. ЭПД объединяют эту информацию в единой системе, доступной всем сторонам сделки и уполномоченным ведомствам.
Выгоды для участников:
- Отправителю и получателю груза — меньше ошибок при оформлении, бумаги не теряются, статус рейса виден в реальном времени.
- Перевозчику — оформление занимает меньше времени, не нужно возить бумажные экземпляры, легче подтвердить расходы для учета.
- Экспедитору — единый формат расписок и поручения упрощает работу с разными контрагентами.
- Государству — контроль за грузоперевозками становится прозрачнее, ФНС и другие ведомства получают достоверные сведения без лишних запросов.
Электронный документооборот ускоряет саму логистику: заказ-заявка формируется быстрее, а накладная подписывается в момент погрузки, а не через несколько дней.
Кого коснется переход
Переход касается всех, кто участвует в перевозке груза автомобильным транспортом на коммерческой основе: отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей, если между ними заключен договор.
Кому переход обязателен: юрлицам и ИП, которые выступают заказчиком доставки; перевозчикам, оказывающим услуги за вознаграждение; экспедиторам, оформляющим поручение и расписки; получателям — в части подтверждения приемки.
Кто может остаться на бумаге — исключения: перевозки для личных и семейных нужд, не связанные с предпринимательской деятельностью; работа с иностранным контрагентом без доступа к российской системе; обстоятельства непреодолимой силы, из-за которых нет технической возможности передать форму через интернет; отдельные виды перевозок, для которых Минтранс России прямо сохранил бумагу.
Если фирма не подпадает под исключения, готовиться нужно уже сейчас: выбрать оператора, настроить обмен и обучить персонал.
Чем установлены новые требования
Обязательный переход установлен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес изменения в Устав автомобильного транспорта и смежные акты. Именно 140-ФЗ закрепил дату 01.09.2026 как момент, с которого использование ЭПД становится обязательным для большинства участников грузоперевозок.
Переход опирается и на другие акты:
- Федеральный закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» — определяет порядок оформления накладной, заказа-заявки и других форм;
- Федеральный закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» — регулирует поручение экспедитору, расписки;
- постановление Правительства России, которым утверждены правила работы ГИС ЭПД и порядок обмена данными;
- приказы Минтранса России, определяющие формат и состав титулов ЭТрН и других перевозочных форм.
Нормативная база регулярно дополняется, поэтому перед подключением стоит проверять актуальные редакции на официальных сайтах Минтранса и ФНС России.
Что такое ЭПД, ЭТРН, ГИС ЭПД, ИС ЭПД
ЭПД — общее название для перевозочных форм, которые оформляют вместо бумаги: ЭТрН, ЭЗЗ, экспедиторские и складские расписки, поручение экспедитору и другие.
ЭТрН — основная форма, подтверждающая заключение договора перевозки автомобильным транспортом. В ней фиксируются данные об отправителе, транспортной компании, получателе, маршруте, грузе и стоимости.
ЭЗЗ (заказ-заявка) — документ, который заказчик направляет перевозчику для согласования условий рейса: маршрута, сроков, требований к транспорту. ЭЗЗ оформляется на каждую перевозку с каждой транспортной компанией отдельно.
ГИС ЭПД — государственная информационная платформа, куда все электронные формы передаются, хранятся и становятся доступны сторонам сделки и контролирующим ведомствам.
ИС ЭПД оператора — рабочая система конкретного аккредитованного оператора (например, 1С-ЭПД), через которую фирма создает и подписывает формы. Она взаимодействует с ГИС ЭПД: форма создается в личном кабинете, а затем поступает в государственную систему.
Разница простая: ГИС ЭПД — единая платформа государства, где хранится вся информация; сервис оператора — рабочий инструмент компании, через который бумаги попадают в эту платформу.
Титулы ЭТрН и ЭЗЗ
Каждый ЭПД состоит из титулов — файлов обмена, которые подписывает каждая сторона сделки. Титул фиксирует конкретный этап: например, факт передачи товара транспортной компании или его приемки получателем.
ЭТрН включает несколько таких файлов: от отправителя — при передаче товара; от транспортной компании — при приеме к рейсу; от получателя — при получении. ЭЗЗ формируется из части заказчика (условия рейса) и части исполнителя (согласие принять заказ). Поэтому форма требует подписи обеих сторон: без одной из частей она считается неоформленной, а рейс — не подтвержденным.
Какая электронная подпись нужна для ЭПД
Для подписания титулов используется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП, УКЭП). Юрлица и ИП получают ее в аккредитованном удостоверяющем центре — эту роль, как правило, выполняет ФНС России и ее доверенные партнеры.
Сотрудникам, которые подписывают формы от имени организации (водителям, логистам), дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) вместе с личным сертификатом подписи физлица. Оформить сертификат можно через удостоверяющий центр ФНС, банки или аккредитованные площадки ИС ЭПД — многие сервисы, включая 1С-ЭПД, помогают с этим в рамках подключения.
Какие формы нужно перевести в электронный вид
Ниже — перечень с пометкой об обязательности с 01.09.2026.
| Форма | Кто оформляет | Статус |
|---|---|---|
| ЭТрН | отправитель, перевозчик, получатель | да, с 01.09.2026 |
| ЭЗЗ (заказ-заявка) | заказчик и перевозчик | да, с 01.09.2026 |
| Электронное поручение экспедитору | клиент и экспедитор | да, с 01.09.2026 |
| Электронная экспедиторская расписка | экспедитор | да, с 01.09.2026 |
| Электронная складская расписка | экспедитор | да, с 01.09.2026 |
| Электронный путевой лист | перевозчик | добровольна, вне обязательного перечня |
| Электронная железнодорожная накладная | ж/д перевозчик | да, для этого вида транспорта |
| Электронная грузовая расписка (авиа) | авиаперевозчик | да, для этого вида транспорта |
| УПД | продавец / покупатель товаров | отдельный документ, не входит в перечень ЭПД |
Полный перечень форматов, включая формы для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции, устанавливают ФНС России и Минтранс и могут дополнять. Перед подключением стоит уточнить у выбранной площадки, какие именно титулы понадобятся исходя из роли в сделке.
Кто участвует в обмене ЭПД
Стороны сделки: отправитель — передает товар, формирует заказ-заявку и свою часть накладной; перевозчик — принимает груз, подписывает свою часть, отвечает за доставку; получатель — принимает товар и подписывает часть о приемке; экспедитор — при наличии договора экспедиции оформляет поручение и расписки, может выступать посредником между отправителем и исполнителем перевозки.
Инфраструктура: аккредитованные операторы (например, площадка 1С-ЭПД) предоставляют клиентам интерфейс для создания и подписания форм, обеспечивают роуминг между собой и техподдержку; ГИС ЭПД принимает данные от всех операторов, хранит их и дает доступ ведомствам — ФНС России, ГИБДД и другим в рамках их полномочий.
Нужен ли получателю прямой доступ к ГИС ЭПД?
Короткий ответ: нет. Достаточно заключить договор с любым аккредитованным оператором — своим или тем же, что у перевозчика, — и подписывать нужную часть через его личный кабинет.
Если у сторон разные операторы, форма передается между системами автоматически через роуминг — настраивать прямую интеграцию с ГИС ЭПД не требуется. Условие одно: у получателя должна быть действующая квалифицированная подпись и доступ к сервису, через который он увидит и подпишет свою часть.
Где найти перечень аккредитованных операторов
Официальный реестр публикует Минтранс России на своем сайте. Также сведения об аккредитованных площадках можно найти на портале ГИС ЭПД и на «ГосЛог».
На что обратить внимание при выборе: поддержку всех нужных титулов; мобильное приложение для водителей; роуминг с площадками, которыми пользуются контрагенты; интеграцию с учетной системой, например с 1С; тариф за подключение и за каждую подписанную форму; скорость техподдержки при сбоях.
Как перевозчику начать работать с ЭПД: 5 шагов
- Выбрать площадку из реестра аккредитованных и заключить договор.
- Настроить учетную систему — интеграцию с 1С или другой программой.
- Оформить подпись — КЭП на организацию и МЧД на сотрудников.
- Обучить персонал — водителей, логистов, бухгалтерию.
- Организовать архив — доступ к подписанным формам для проверок и учета.
Пошаговая инструкция: как организовать обмен ЭПД
Сначала — регистрация в личном кабинете выбранной площадки и привязка сертификата организации. Затем — внесение данных о транспорте, водителях и контрагентах: без этого система не сформирует ЭТрН и ЭЗЗ автоматически.
Дальше стоит настроить интеграцию с 1С, если учет ведется там: это позволит формировать заказ-заявки и накладные прямо из документов реализации, не вводя сведения дважды.
Перед первым реальным рейсом рекомендуется протестировать процесс на одной перевозке: оформить ЭЗЗ, накладную, подписать все части со стороны отправителя, перевозчика и получателя, проверить, что форма корректно отобразилась в ГИС ЭПД.
После успешного теста можно переводить весь оборот фирмы на ЭПД, постепенно отказываясь от параллельной бумаги там, где это уже не нужно.
Сервис 1С-ЭПД: что это и как подключить
1С-ЭПД — сервис от аккредитованной площадки, интегрированный с программами 1С. Подходит для всех участников цепочки: отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей, поддерживает ЭТрН, ЭЗЗ, путевой лист, расписки.
Как подключить: убедиться, что версия 1С поддерживает модуль ЭПД, при необходимости обновить конфигурацию; подключить сервис через раздел настройки — понадобится учетная запись и договор с площадкой; привязать сертификат подписи организации и доверенности сотрудников; настроить справочники контрагентов, транспорта и маршрутов; начать оформлять формы прямо из карточек заказов и путевых листов в привычном интерфейсе 1С.
Что делать, если площадка недоступна
Если площадка временно недоступна из-за сбоя, рейс останавливать не нужно. Форму можно оформить позже, как только доступ восстановится, зафиксировав факт сбоя — сохранить скриншоты и уведомления об ошибках, это поможет подтвердить причину задержки. Если сбой длится долго, стоит уточнить у площадки актуальный порядок: часть площадок предоставляет альтернативный канал отправки или резервный доступ.
Типичные ошибки при переходе
- Неверный формат сведений — некорректные реквизиты отправителя или перевозчика, из-за которых форма не проходит проверку в ГИС ЭПД.
- Неполный комплект титулов — одна из сторон забыла подписать свою часть, и форма формально не оформлена.
- Истекший сертификат подписи — КЭП и МЧД нужно продлевать заранее.
- Несвоевременная отправка — задержка с подписанием может вызвать вопросы при проверке на дороге.
Чтобы избежать этого, стоит заранее протестировать процесс, назначить ответственных за каждый этап и настроить напоминания о продлении сертификатов.
Как оформить ЭЗЗ в 1С
Инструкция для отправителя: открыть в 1С заказ на доставку или создать новую заявку в модуле ЭПД; указать перевозчика, маршрут, тип транспорта, сроки подачи; проверить сведения о товаре — наименование, вес, объем, особые условия; отправить заявку выбранному перевозчику через сервис; дождаться подписания его части — после этого ЭЗЗ считается согласованной, и можно переходить к оформлению накладной.
Как оформить ЭТРН в 1С
Инструкция для транспортной компании: на основании согласованной заявки создать в 1С документ накладной; проверить и дополнить сведения об отправителе, товаре, маршруте и транспорте; подписать свою часть подписью в момент приема товара; после доставки получатель подписывает часть о приемке — так фиксируется факт завершения рейса; готовая ЭТрН автоматически сохраняется в архиве и доступна для выгрузки в целях учета.
Основные сценарии взаимодействия участников
Что и кто оформляет — зависит от роли: без экспедитора отправитель сам формирует заявку и подписывает свою часть накладной, передавая товар перевозчику напрямую; при наличии экспедитора он оформляет поручение и расписки, а затем от своего имени или по поручению клиента взаимодействует с исполнителем перевозки по ЭЗЗ и ЭТрН; при передаче товара другому исполнителю в пути (например, при смешанной доставке) для каждого участка формируется отдельная заявка и, при необходимости, отдельная часть накладной.
ЭПД и налоговый учет
ЭПД напрямую влияют на налоговый учет. Накладная не входит в перечень бумаг, обязательных для вычета НДС, но при камеральной проверке ФНС России вправе запросить подтверждение реальности рейса — и ЭТрН из ГИС ЭПД служит таким подтверждением.
ЭТрН, подписанная квалифицированной подписью, признается надлежащим первичным документом и может подтверждать расходы по налогу на прибыль. Поскольку форма хранится в государственной системе, отдельно прикладывать копии к декларации не нужно — при необходимости налоговая запросит сведения напрямую из ГИС ЭПД.
Ключевые возможности 1С для работы с ЭПД
Формирование заявок, накладных и расписок прямо из документов учетной системы; автозаполнение реквизитов контрагентов, транспорта и маршрутов из справочников; подписание частей формы подписью и МЧД без выхода из 1С; контроль статуса — от создания до подписания всеми сторонами; автоматический роуминг, если контрагент на другой площадке; архив подписанных форм с быстрым поиском для отчетности; интеграция с мобильным приложением для сотрудников вне офиса.
Мобильное приложение 1С-ЭПД
Приложение предназначено для водителей, экспедиторов и логистов, которым нужно оформлять и подписывать формы прямо на маршруте — со смартфона или планшета. Через него можно посмотреть заявку, принять товар, подписать свою часть, зафиксировать доставку и получить подпись получателя.
Что нового: упрощенный интерфейс без бухгалтерской подготовки; офлайн-режим для слабого интернета с последующей автоматической отправкой; push-уведомления о новых заказах и статусе подписания; возможность прикрепить фото или отметку о расхождениях при приемке.
Как водитель покажет документы инспектору ГИБДД
Распечатанная копия не нужна — достаточно показать электронную форму со смартфона через мобильное приложение либо предоставить QR-код, по которому инспектор проверит ее в ГИС ЭПД.
Инспектор формирует запрос и проверяет наличие и статус ЭТрН, заявки и других обязательных форм прямо в государственной системе — независимо от того, какой площадкой пользуется перевозчик. Поэтому у водителя должен быть смартфон с установленным приложением и действующая учетная запись, привязанная к сертификату подписи или МЧД.
Сколько стоит переход на ЭПД
Стоимость складывается из нескольких статей: подключение к площадке — обычно бесплатно или за символическую плату; электронная подпись — сертификат на организацию и сотрудников, оформление МЧД; оплата за каждую подписанную форму, а не за подписку целиком, — ориентировочно от нескольких рублей за титул; интеграция с 1С или другой учетной системой, при необходимости — доработка программного обеспечения; обучение персонала при большом штате водителей и логистов.
Итоговая сумма зависит от объема перевозок, числа машин и глубины интеграции с учетной системой. Небольшой фирме с несколькими рейсами в месяц переход обойдется дешевле, чем крупному игроку с парком транспорта.
Сколько времени занимает внедрение
Выбор площадки и договор — от одного до нескольких дней; оформление подписи впервые — от нескольких дней до двух недель; настройка учетной системы и справочников — от нескольких дней до трех недель при интеграции с 1С; обучение персонала — от одного дня до недели; тестовое оформление первой ЭТрН — обычно один рабочий день после настройки.
В целом, если начать заранее, полный цикл — от выбора площадки до первой оформленной накладной — занимает от двух недель до полутора месяцев. Ближе к 01.09.2026 нагрузка на операторов и удостоверяющие центры может вырасти, а сроки оформления подписи — увеличиться, поэтому откладывать подготовку не стоит.
Что будет с бумажными накладными
Бумажные формы, оформленные до 01.09.2026, сохраняют юридическую силу и не требуют перевода в электронный вид задним числом. Переоформлять уже закрытые перевозки не нужно — правило касается рейсов, которые оформляются начиная с даты обязательного перехода.
Фирмам стоит завершить накопленный бумажный оборот и архив в прежнем виде, а с указанной даты перейти на ЭПД для новых перевозок. Хранить старые бумаги по-прежнему нужно в течение сроков, установленных для первичных учетных форм.
Переходный период: можно ли использовать бумагу после 1 сентября
Короткий ответ: как правило, нет — если рейс не относится к исключениям, оформить его на бумаге после 01.09.2026 нельзя. Бумажная форма, выписанная до этой даты для конкретной перевозки, продолжает действовать до ее завершения: переоформлять в электронный вид не нужно.
Отдельного льготного периода закон не предусматривает: обязанность применять ЭПД наступает именно с указанной даты. Поэтому фирмам, которые еще не подключились, стоит завершить подготовку заранее, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда оформить рейс без ЭПД уже нельзя, а техническая возможность еще не настроена.
Часто задаваемые вопросы
Нужна ли квалифицированная электронная подпись?
Да, для подписания титулов — накладной, заявки, экспедиторских форм — нужна усиленная квалифицированная подпись организации, а сотрудникам, подписывающим от ее имени, дополнительно нужна МЧД.
Можно ли обойтись без перехода?
Только в случаях, отнесенных к исключениям: личные перевозки, иностранный контрагент без доступа к системе, обстоятельства непреодолимой силы. Для остальных участников грузоперевозок на коммерческой основе переход с 01.09.2026 обязателен.
Что делать, если контрагент на другой площадке?
Ничего настраивать не нужно — площадки обеспечивают роуминг между собой, поэтому форма становится доступна контрагенту в его личном кабинете независимо от выбранной им площадки.
Сколько операторов аккредитовано сейчас?
Число аккредитованных площадок уточняется, актуальный список публикует Минтранс России в реестре на официальном сайте — перед выбором стоит свериться с этим перечнем.
Нужно ли регистрироваться в ГИС ЭПД самостоятельно?
Нет, достаточно заключить договор с аккредитованным оператором и работать через его личный кабинет или приложение; в государственную систему формы попадают автоматически.
Остались вопросы?
Тема перехода новая для большинства фирм, и вопросов на практике много: какую площадку выбрать, как настроить 1С, кто подписывает конкретную часть формы, что делать с уже действующими договорами. Если после статьи остались вопросы по вашей ситуации — оставьте заявку, и специалисты «Компании Эксперт» разберут ее вместе с вами.
Поможем на каждом этапе
Сопровождаем фирмы на каждом этапе: поможем выбрать аккредитованную площадку под задачи бизнеса; оформим электронную подпись на организацию и сотрудников; настроим 1С-ЭПД и интеграцию с учетной системой; обучим персонал — от бухгалтерии до водителей — работе с новыми формами; проверим первые оформленные ЭТрН и заявки перед стартом полноценной работы.
Наша задача — чтобы переход на ЭПД прошел без остановки перевозок и без штрафов за неправильно оформленные документы.
Окажем услуги:
| Услуга | Цена |
| Бухгалтерское обслуживание | от 4000₽ |
| Регистрация бизнеса | от 4000₽ |
| Экспертиза и оценка | от 4000₽ |
| Налоговый учет | от 4000₽ |
E-mail рассылка
Делимся анонсами статей, а также
спецпредложениями и спецматериалами,
которые не публикуем в открытом чате
Бесплатно делимся опытом